Art. 2 Do Chanceler, dos Outros Notários e dos Arquivos
Cân. 482
§ 1. Em toda a cúria constitua-se um chanceler, cujo ofício principal, salvo determinação diversa do direito particular, é cuidar que os atos da cúria sejam redigidos e despachados, bem como sejam guardados no arquivo da cúria.
§ 2. Se parecer necessário, pode-se dar ao chanceler um auxiliar com o nome de vice-chanceler.
§ 3. O chanceler como também o vice-chanceler são, por isso mesmo, notários e secretários da cúria.
Cân. 483
§ 1. Além do chanceler, podem ser constituídos outros notários, cujo escrito ou assinatura fazem fé pública, seja para todos os atos, seja somente para atos judiciais ou somente para os atos de determinada causa ou questão.
§ 2. O chanceler e os notários devem ser de fama inatacável e acima de qualquer suspeita; nas causas em que possa estar em jogo a fama de um sacerdote, o notário deve ser sacerdote.
Cân. 484
É dever dos notários:
1° – redigir os atos e instrumentos referentes aos decretos, disposições, obrigações ou outros que requerem seu trabalho;
2° – exarar fielmente por escrito os atos que se praticam, assiná-los, com a indicação do lugar, dia, mês e ano.
3° – exibir, observado o que se deve observar, os atos ou instrumentos arquivados, a quem os pede legitimamente, e declarar que suas cópias estão conformes com o original.
Cân. 485
O chanceler e os outros notários podem ser livremente destituídos do ofício pelo Bispo diocesano; não, porém, pelo Administrador diocesano, a não ser com o consentimento do colégio dos consultores.
Cân. 486
§ 1. Devem-se guardar com o máximo cuidado todos os documentos relativos à diocese e às paróquias. § 2. Em cada cúria, seja erigido em lugar seguro o arquivo diocesano, no qual sejam guardados, dispostos em ordem certa e diligentemente fechados, os instrumentos e escritos que se referem às questões diocesanas espirituais e temporais.
§ 3. Faça-se um inventário ou catálogo, com breve resumo de cada escrito, dos documentos contidos no arquivo.
Cân. 487
§ 1. É necessário que o arquivo seja fechado, e sua chave só a tenham o Bispo e o chanceler; a ninguém é lícito entrar nele, a não ser com licença do Bispo, ou então do Coordenador da cúria e do chanceler juntos.
§ 2. É direito dos interessados receber, por si ou por procurador, cópia autêntica manuscrita ou fotostática dos documentos que, por sua natureza, são públicos e se referem ao seu próprio estado pessoal.
Cân. 488
Do arquivo não é lícito retirar documentos, a não ser por breve tempo somente e com o consentimento do Bispo ou do Moderador da cúria e do chanceler juntos.
Cân. 489
§ 1.Haja também na cúria diocesana um arquivo secreto, ou pelo menos haja no arquivo comum um armário ou cofre, inteiramente fechado à chave que não possa ser removido do lugar; nele sejam guardados com a máxima cautela os documentos que devem ser conservados em segredo.
§ 2. Cada ano sejam destruídos os documentos das causas criminais em matéria de costumes, cujos réus tenham falecido, ou que já tenham sido concluídas há dez anos, com sentença condenatória, conservando-se breve resumo do fato como texto da sentença definitiva.
Cân. 490
§ 1. Somente o Bispo tenha a chave do arquivo secreto.
§ 2. Estando vacante a sé, o arquivo ou armário secreto não seja aberto, a não ser pelo próprio Administrador diocesano em caso de verdadeira necessidade.
§ 3. Não se retirem documentos do arquivo ou armário secreto.
Cân. 491
§ 1. O Bispo diocesano cuide que os atos e documentos dos arquivos, também das igrejas catedrais, colegiadas, paroquiais e outras existentes em seu território, sejam diligentemente conservados e se façam inventários ou catálogos, em duas cópias, uma das quais se conserve no respectivo arquivo e a outra no arquivo diocesano.
§ 2. Cuide também o Bispo diocesano que haja na diocese o arquivo histórico, e que os documentos que têm valor histórico sejam diligentemente guardados e ordenados sistematicamente.
§ 3. Para examinar ou retirar os atos e documentos mencionados nos §§ 1 e 2, observem-se as normas estabelecidas pelo Bispo diocesano.